Privacy Verklaring

Voor Cosmetische Mondzorgpraktijk Engelaer

1. Algemene overwegingen

De Cosmetische Mondzorgpraktijk Engelaer hecht veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens. In dit privacybeleid willen we u op transparante wijze informeren over hoe binnen de praktijkvoering wordt omgegaan met persoonsgegevens en op welke wijze de bescherming wordt gewaarborgd. Wij kunnen ons werk niet uitvoeren zonder dat we bepaalde persoonsgegevens verwerken. Dat doen we met de grootst mogelijke zorg.

Cosmetische Mondzorgpraktijk Engelaer handelt ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens conform de daartoe geldende wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming, hetgeen in ieder geval betekent dat wij:

• persoonsgegevens verwerken conform het doel waarvoor ze zijn verstrekt. Deze doelen en de daarvoor benodigde persoonsgegevens worden in deze privacyverklaring onder punt 2 genoemd.
• alleen die persoonsgegevens verwerken die noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt.
• passende (technische en/of organisatorische) maatregelen hebben genomen om de beveiliging van persoonsgegevens te waarborgen, zie punt 6 van deze privacyverklaring.
• geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de doeleinden waarvoor ze aan de praktijk zijn verstrekt (bijv.: factoringmaatschappij), dan wel voortvloeit uit een wettelijke verplichting.
• op de hoogte zijn van de rechten van patiënten omtrent persoonsgegevens in het kader van de uitvoering van de behandelovereenkomst en de bedrijfsvoering van de praktijk, deze respecteren en patiënten hierover informeren.

Cosmetische Mondzorgpraktijk Engelaer is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens van patiënten. Nezica Engelaer is belast met het privacybeleid en is voor patiënten de contactpersoon in geval van vragen en/of verzoeken rondom persoonsgegevens.

Praktijknaam: Cosmetische Mondzorgpraktijk Engelaer

Naam contactpersoon praktijk: Nèzica Engelaer

Praktijkadres: Koningin Wilhelminalaan 39
Postcode: 3818 HN
Plaats: Amersfoort
Emailadres: info@mondzorgengelaer.nl
Telefoonnummer: 033 2007008

2. Doeleinden en (bijzondere) persoonsgegevens

Cosmetische Mondzorgpraktijk Engelaer verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• Het aangaan van behandelovereenkomsten met u als patiënt en het uitvoeren van behandelingen binnen die behandelrelatie, waaronder ook begrepen het declareren bij zorgverzekeraars via Payt.
• Rapportage aan uw tandarts en eventueel andere bij de behandeling betrokken zorgverleners.
• Ten behoeve van kwaliteitsdoeleinden.
• In geval de praktijk deelneemt aan onderzoeken binnen het project Peilstations, worden gegevens verstrekt aan de beroepsvereniging NVM-mondhygiënisten.
• Ten behoeve van wetenschappelijk onderzoek.
• Op grond van de Wkkgz dient elke praktijk een Veilig Incident Melden systeem te hebben, waarbij incidenten door medewerkers worden gemeld, zodat kwaliteit van zorg kan worden verbeterd en gewaarborgd. Dit vindt op anonieme basis plaats, tenzij zich risico’s voor u als patiënt hebben voorgedaan. In dit geval wordt de patiënt hierover ingelicht.

Voor het uitvoeren van de behandelovereenkomst moet de praktijk over de volgende persoonsgegevens beschikken:

1. NAW, telefoonnummer, e-mailadres, geslacht, zorgverzekering gegevens
2. Medische gegevens, BSN nummer, röntgenfoto’s, naam verwijzer tandarts, eventueel gegevens van andere bij de behandeling betrokken zorgverlener

Bij minderjarigen tot 16 jaar toestemming van ouders en/of wettelijke toezichthouder.

Onder nummer 2 staan de bijzondere persoonsgegevens. Dit zijn persoonsgegevens van meer gevoelige aard, echter zonder deze persoonsgegevens kan de behandelovereenkomst niet worden uitgevoerd.

Persoonsgegevens van minderjarige en wilsonbekwame patiënten

Minderjarige patiënten kunnen zich zelfstandig inschrijven vanaf 16 jaar. Tot 16 jaar verwerkt Cosmetische Mondzorgpraktijk Engelaer alleen persoonsgegevens na schriftelijke toestemming van de ouder en/of verzorger of wettelijke vertegenwoordiger. Ook voor wilsonbekwame patiënten geldt dat wij alleen persoonsgegevens verwerken na schriftelijke toestemming van de wettelijke vertegenwoordiger.

Hierbij is van belang dat indien de toestemming tot het verwerken van bijzondere persoonsgegevens, zoals BSN nummer en medische gegevens voor deze patiënten niet wordt verleend, de behandelovereenkomst niet tot stand kan komen en patiënten derhalve niet als patiënt kunnen worden ingeschreven in de praktijk. Het BSN nummer is nodig om de patiënt te kunnen identificeren en te kunnen corresponderen met onder meer verzekeraars. Het inlichten van de zorgverlener over medische geschiedenis is een wettelijke verplichting. Zonder medische en tandheelkundige gegevens kan een goede diagnose en daarop aansluitende juiste en veilige behandeling niet worden gewaarborgd.

3. De gegevensverwerking

• Om goede zorg te kunnen verlenen worden gegevens over het onderzoek en de behandeling vastgelegd in een dossier. Uw behandelaar heeft wettelijk een dossierplicht. Dit conform de wet op de geneeskundige behandelovereenkomst (WGBO). De behandelingsovereenkomst vormt de grondslag voor het mogen verwerken van de gegevens. Alleen uw behandelaar en anderen die rechtstreeks betrokken zijn bij uw zorgvraag hebben toegang tot de gegevens voor zover dat nodig is om goede zorg te kunnen verlenen. Daarnaast worden de gegevens gebruikt om de verleende zorg te kunnen declareren.
• Als zorgaanbieder is de praktijk wettelijk verplicht te zorgen voor systematische bewaking van de kwaliteit van de geboden zorg. De gegevens kunnen daarvoor worden gebruikt. Wij zullen daarbij niet meer gegevens verwerken dan nodig is. Ook worden gegevens daar waar mogelijk gepseudonimiseerd of geanonimiseerd zodat deze niet herleidbaar zijn tot individuele personen.
• Als wij uw gegevens gebruiken voor wetenschappelijk onderzoek of ten behoeve van ons kwaliteitsbeleid, zullen wij u hierover informeren. Indien het er niet mee eens bent dat uw gegevens hiervoor gebruikt worden, kunt u dit aangeven bij uw behandelaar. Uw gegevens zullen dan niet meegenomen worden. Wij zullen in beide gevallen niet meer gegevens verwerken dan nodig is. Ook worden uw gegevens gepseudonimiseerd en/of geanonimiseerd zodat deze niet meer herleidbaar zijn tot individuele personen.
• Zorgverzekeraars controleren of gedeclareerde zorg rechtmatig is verleend. Zij kunnen in het kader van materiële controle inzage verlangen in dossiers. De praktijk is gehouden om hieraan medewerking te verlenen.

4. Verstrekking persoonsgegevens aan andere partijen

Alleen indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven genoemde doeleinden, worden gegevens aan andere partijen verstrekt. Mondhygiënistenpraktijk Engelaer heeft verwerkersovereenkomsten gesloten met andere partijen voor:

• softwareleverancier patiëntenadministratie Exquise
• Megabite onderhoud, back-up en virus beveiliging
• laboratorium voor bacterieel onderzoek Laboral
• Payt

In de verwerkersovereenkomsten zijn afspraken gemaakt om de bescherming van de persoonsgegevens van u als patiënt te waarborgen. Cosmetische Mondzorgpraktijk Engelaer verstrekt geen persoonsgegevens aan andere partijen, tenzij de praktijk hiertoe wettelijk verplicht is (bijv. opvragen persoonsgegevens in het kader van een politieonderzoek). Daarnaast worden geen persoonsgegevens aan andere partijen buiten de EU verstrekt. Buiten de persoonsgegevens die nodig zijn voor de doeleinden zoals hierboven aangegeven en waarvoor derhalve een grondslag aanwezig is, verwerkt Cosmetische Mondzorgpraktijk Engelaer alleen persoonsgegevens indien hiervoor door de patiënt toestemming is gegeven.

5. Bewaartermijn

Cosmetische Mondzorgpraktijk Engelaer bewaart patiëntendossiers gedurende de tijd dat de patiënt is ingeschreven in de praktijk en na uitschrijving conform art. 7: 454 BW (WGBO) nog gedurende 15 jaar. Een patiënt heeft het recht te verzoeken om vernietiging van het dossier. Cosmetische Mondzorgpraktijk Engelaer vernietigt het dossier binnen drie maanden na het verzoek, tenzij vernietiging niet in het belang is van de patiënt, of bewaring van aanmerkelijk belang is voor een ander dan patiënt (bv volksgezondheid of in geval van gerechtelijke procedure). Andere persoonsgegevens ten behoeve van de praktijkvoering, zoals NAW-gegevens ten behoeve van de verzending van het klantenbestand, worden bewaard gedurende uw inschrijving als patiënt in de praktijk.

6. Beveiliging van persoonsgegevens

Cosmetische Mondzorgpraktijk Engelaer heeft de volgende passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking of verlies:

• Cosmetische Mondzorgpraktijk Engelaer werkt met een patiënten softwaresysteem van de firma Vertimart, Exquise, waarmee een bewerkersovereenkomst is gesloten en afspraken zijn gemaakt over veilig aansluiten of installeren van applicaties/programma’s.
• De software is alleen toegankelijk voor daartoe bevoegd en geschoold personeel, zijnde de in de praktijk werkzame behandelaren.
• De softwaresystemen zijn beveiligd met inlogcodering en autorisaties. Privacy van persoonsgegevens is gewaarborgd.
• De systemen waarmee wordt gewerkt, zijn doorlopend beschikbaar en actueel.
• Patiëntendossiers zijn altijd zo actueel mogelijk.
• Binnen het patiënten systeem zijn alle patiëntgegevens gekoppeld aan het BSN.
• Persoonsgegevens worden niet op USB sticks of andere mobiele dragers gekopieerd tenzij de persoonsgegevens versleuteld worden.
• Toegang tot het systeem op afstand is alleen mogelijk via een beveiligde VPN verbinding op basis van twee-staps authenticatie.
• Er is een goede afweer tegen virussen, spam en andere gevaren van buitenaf.
• Het is medewerkers niet toegestaan, zonder toestemming van de praktijk, software te downloaden en/of om firewalls of virusscanner aan te passen of te verwijderen.
• Niet actuele patiëntgegevens worden conform de wet 15 jaar bewaard, tenzij op verzoek van u als patiënt vernietiging heeft plaatsgevonden.
• Medewerkers van Cosmetische Mondzorgpraktijk Engelaer hanteren een clean desk en clean screen policy. Systemen worden uitgezet bij verlaten van de werkplek. Systemen worden versleuteld en zijn zo nodig geautoriseerd.
• Uitwisseling van informatie, communicatie tussen collega’s vindt altijd veilig plaats. E-mailverkeer tussen collega’s en tussen de praktijk en patiënten voor zover het medische gegevens betreft, is beveiligd via Zorgmail, Doctolib Connect platform Spark en Medit Link.
• Cosmetische Mondzorgpraktijk Engelaer werkt conform het NVM Protocol meldplicht datalekken.
• Devices als laptops en mobiele telefoons worden niet onbeheerd achtergelaten, worden versleuteld opgeslagen en verlies/diefstal dient direct door de medewerkers te worden gemeld bij de praktijk.
• Waarborgen van privacy van de persoonsgegevens binnen de praktijk is een regelmatig terugkerend agendapunt tijdens werkoverleg.
• Medewerkers van Cosmetische Mondzorgpraktijk Engelaer hebben kennis van de rechten van de patiënt, werken met het NVM document “Veelgestelde vragen privacy en ‘patiëntenrechten’”.
• Toegang tot het pand is alleen mogelijk met aan medewerkers verstrekte sleutels.

7. Rechten van u als patiënt ten aanzien van verwerkte persoonsgegevens

U hebt recht op inzage van uw persoonsgegevens en uw patiëntendossier. Daarnaast heeft u recht op rectificatie en vernietiging van uw persoonsgegevens en in beginsel recht op vernietiging van het patiëntendossier. Hiervoor vragen wij u wel om uzelf te legitimeren.

Ten aanzien van uw recht op vernietiging van uw patiëntendossier is van belang dat voortzetting van de behandelovereenkomst dan wellicht onmogelijk is omdat gebrek aan medische informatie een kwalitatief goede diagnose en kwalitatief goede behandeling in de weg staat, waarbij de veiligheid van u als patiënt niet kan worden gegarandeerd.

U heeft tot slot het recht uw gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of een andere partij. Ook hiervoor vragen wij u om uzelf te legitimeren.

8. Geheimhouding

Wij gaan vertrouwelijk met uw persoonsgegevens om. Dit betekent dat wij gegevens niet aan derden verstrekken behoudens de hierna genoemde uitzonderingen. Ook leggen wij een geheimhoudingsverplichting op aan onze medewerkers en externe partijen die de praktijk inschakelen ten behoeve van onze activiteiten, zoals bijvoorbeeld leveranciers van software.

Uitzondering op de geheimhoudingsverplichting is uitsluitend mogelijk als:

• u hiervoor schriftelijk toestemming heeft gegeven;
• het verstrekken van de gegevens noodzakelijk is voor een goede zorgverlening en de ontvanger, bijvoorbeeld de huisarts, eveneens betrokken is bij de zorgvraag;
• er zwaarwegende redenen zijn om het medisch beroepsgeheim te doorbreken, bijvoorbeeld als sprake is van een noodtoestand in de zin van een conflict van plichten of bij signalen die wijzen op kindermishandeling en/of huiselijk geweld; of
• wij daartoe gehouden zijn op grond van een wettelijke verplichting of in een kracht van gewijsde gegane rechterlijke uitspraak.

9. Wijzigingen in deze privacyverklaring

De praktijk kan deze privacyverklaring eenzijdig aanpassen, bijvoorbeeld als de wet wijzigt. Wij zullen u in dat geval via onze website www.mondzorgengelaer.nl informeren. Deze wijzigingen zullen via onze praktijkwebsite bekend worden gemaakt.

10. Vragen, opmerkingen of klachten?

Hoewel wij al het nodige doen om uw privacy te borgen, kan het zijn dat u niet tevreden bent over de wijze waarop uw gegevens worden verwerkt. Als u een klacht heeft, kunt u dit bespreken met uw behandelaar. Uw behandelaar is te bereiken op 033-2007008 of per e-mail info@mondzorgengelaer.nl Ook kan schriftelijk een klacht worden ingediend bij Cosmetische Mondzorgpraktijk Engelaer, t.a.v. Nèzica Engelaer, praktijkhouder. Adres: Koningin Wilhelminalaan 39, 3818 HN Amersfoort.

Het staat u te allen tijde vrij om uw klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens in te dienen.